發文機關標識的作用

1、發文機關標識是由發文機關全稱或規範化簡稱後面加“檔案”組成；發文機關全稱應以批准該機關成立的檔案核定的名稱為準。規範化簡稱應由該機關的上級機關規定。有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加“檔案”二字，如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，《國家行政機關公文格式》給這類“紅頭”留了餘地，未規定一律要加“檔案”二字，但只限於特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“檔案”二字。病例一是個轉發通知，不屬於特定公文，顯然不可只標識發文機關全稱或規範化簡稱，應寫為“××市廣播電視大學檔案”。

2、發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

3、儘管《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》就“發文字號”的用法、格式、標準，都作出了明確的規定，但是，“發文字號”在實際應用中，仍然存在不規範的問題，如病例一“×市電大學發（2001）008號”和病例二“滬教紀［2003］8號”。發文字號上常見的問題有以下幾個方面。