公文格式

1、標題：公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。

2、主送機關：上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是收文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可採用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最後一個主送機關名稱之後用全形冒號。

3、正文：這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。文中的結構層次序數應準確掌握和使用。

4、發文機關：寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

5、發文日期：公文必須註明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位於公文的末尾、發文機關的下面並稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。一般以領導人最後簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。應用阿拉伯數字編寫成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印,發文單位署名在成文日期上一行和日期居中對齊。

6、抄送單位：是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關係的機關，應當用全稱或規範化簡稱、統稱。抄送機關名稱標註在印製版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印製版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，後標全形冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號後對齊。

7、檔案版頭：正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）檔案”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

8、公文編號：一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發〔1997〕5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“〔1997〕”是年號，（年號要使用方括號“〔〕”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只註明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有檔案版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無檔案版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在於統計發文數量，便於公文的管理和查詢；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。[1]

9、簽發人：許多檔案尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字型較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。

10、機密等級：機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別註明“絕密”、“機密”、“祕密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，並據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心左上角第一行。機密公文還要按份數編上號碼，印在檔案版頭的左上方，以便查對、清退。

11、緊急程度：這是指公文送達和辦理的時限要求，分為“特急”、“加急”。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

12、閱讀範圍：根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其傳送和閱讀範圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，並加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀範圍。

13、附件：這是指附屬於正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之後、發文機關之前，註明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

置於主件之後，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最後一行後空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字後標全形冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標註序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號後面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX”附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要複寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

14、印章：上行文要加蓋印章，用印端正、著色均勻、騎年蓋月，上不壓正文或附件名稱、下不壓版記；黨政機關聯合行文的，左右用印，兩個印章中間約空開3mm。

15、印製版記：由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期後接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發”2字。